Privacyverklaring

Wie zijn wij

De Nederlandse Echografie Academie B.V. (NEAc), gevestigd aan Veluwezoom 16, 1327 AG Almere, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website. U bereikt ons via info@neac.nl.

Vertrouwelijkheid en CRKBO

Alle informatie die klanten en deelnemers aan NEAc verstrekken, behandelen wij vertrouwelijk. Dit geldt voor NEAc, haar medewerkers en haar docenten, en omvat zowel persoonsgegevens als bedrijfsgevoelige informatie, bijvoorbeeld over bedrijfssituaties, werkprocessen, klantengroepen en strategieën.

Wij gebruiken deze informatie uitsluitend voor het doel waarvoor zij is verstrekt. Binnen NEAc is toegang beperkt tot personen die de informatie voor hun werkzaamheden nodig hebben. Ook klachten worden vertrouwelijk behandeld.

Dit uitgangspunt sluit aan bij onderdelen 1h (Geheimhouding en Privacy) en 7b (vertrouwelijke klachtbehandeling) van het CRKBO-auditformulier voor instellingen. Onze docentenovereenkomst bevat afspraken over geheimhouding en de AVG, ook na beëindiging van de samenwerking. Een privacyverklaring vervangt niet de uitvoering en aantoonbare naleving van die afspraken.

Welke gegevens verwerken wij

• Inschrijvingen: naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie en werkgever en factuurgegevens die u invult bij het inschrijven voor een cursus. In onze deelnemersadministratie kunnen ook initialen, BIG-nummer, specialisme, praktijkgegevens, deelname en cursusverplaatsingen staan, als die zijn aangeleverd.
• Mijn NEAc: uw e-mailadres en accountgegevens, gekoppeld aan uw cursussen, certificaten en cursusmateriaal.
• Digitale assistent (chatbot): de berichten die u in het chatvenster typt. Wij vragen nooit om patiëntgegevens, BSN, geboortedatum of betaalgegevens in de chat; deel deze ook niet.
• Contactformulier: naam, e-mailadres en uw bericht.

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens

• Het verwerken van inschrijvingen, betalingen en facturatie.
• Het beschikbaar stellen van cursusmateriaal, certificaten en uw cursusoverzicht in Mijn NEAc.
• Het beantwoorden van vragen via de chatbot, het contactformulier of e-mail.
• Het verbeteren en beveiligen van de chatbot: gesprekken worden maximaal 90 dagen bewaard en zijn binnen NEAc alleen zichtbaar voor superusers. Daarna worden ze automatisch verwijderd.

Grondslag en delen met derden

Wij verwerken gegevens om uw inschrijving uit te voeren, om wettelijke verplichtingen na te leven (zoals facturatie) en op grond van ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening te verbeteren. Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn voor onze dienstverlening, zoals Mollie voor betalingen en Lovable Cloud voor de website, accounts en opslag. Voor bestaande inschrijvingen gebruiken wij ook gegevens uit Ecwid en de aangeleverde administraties uit Wix en Zoho. Wij delen niet meer gegevens dan voor het betreffende doel nodig is. De toepasselijke verwerkingsafspraken en eventuele internationale doorgiften worden nog gecontroleerd voordat deze conceptverklaring definitief wordt.

Digitale assistent en browseropslag

Voor het beantwoorden van een vraag wordt de gespreksgeschiedenis via de AI-dienst van Lovable aan een AI-model van OpenAI doorgegeven. Deel daarom geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie, patiëntgegevens of andere gevoelige gegevens in de chat. De assistent gebruikt openbare cursusinformatie en openbare documenten; deelnemersadministraties en afgeschermde lesstof zijn geen informatiebron voor de bot.

De chat is vrijwillig. In uw browser bewaren wij een sessiesleutel om berichten bij hetzelfde gesprek te houden. Voor Mijn NEAc bewaren wij daarnaast inloggegevens voor uw sessie in browseropslag. De chatbot neemt geen besluiten over uw toelating, betaling of certificaat; deze zijn niet afhankelijk van een chatantwoord.

Bewaartermijnen

Chatgesprekken worden na 90 dagen automatisch verwijderd. Inschrijf- en factuurgegevens bewaren wij zolang dat noodzakelijk is voor de uitvoering en administratie of voor wettelijke verplichtingen. De concrete termijnen voor deelnemersgegevens, certificaten, accounts en correspondentie worden nog vastgesteld en opgenomen in de definitieve versie van deze verklaring.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie en verwijdering van uw persoonsgegevens, en u kunt, waar van toepassing, verzoeken om beperking van de verwerking of overdracht van uw gegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang. Waar wij uw toestemming gebruiken, kunt u die intrekken zonder dat dit de eerdere rechtmatige verwerking verandert. Mail hiervoor naar info@neac.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand; bij een complex verzoek laten wij u binnen die termijn weten waarom meer tijd nodig is. Verwijdering is niet altijd mogelijk, bijvoorbeeld wanneer een wettelijke bewaarplicht geldt. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina.